Manajemen Kantor dan Informasi
NAMA :
ANUGRAH RIMBIT W
NPM :
20216975
KELAS :
1EB14
1EB14
DOSEN PEMBIMBING :
FITRIA, SE
UNIVERSITAS GUNADARMA
PTA 2016/2017
KATA PENGANTAR
Dengan
memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
limpahan rahmat dan karunia-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah ini guna memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang
bermuatan soft skill dalam jurusan akuntansi.
Penulis
menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini berkat bantuan dan
tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak
untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu
dalam pembuatan makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini masih dari
jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun
demikian, penulis telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan
yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya,
penulis dengan rendah hati dan dengan tangan terbuka menerima
masukan,saran dan usul guna penyempurnaan karya tulis ini.
Akhirnya penulis berharap semoga karya tulis ilmiah ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.
Depok, Desember 2016
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ………………………………........
DAFTAR ISI ……………...…………………..…….........
BAB I.PENDAHULUAN…………..................................
1.1 Latar Belakang …………………………….
1.2 Rumusan Masalah ………………………
1.3 Tujuan Penulisan ……………………….
1.4 Manfaat Penulisan ……….……….....
1.5 Metodologi Penulisan …………….......
BAB II. ISI ……………………………………......
2.1 Definisi tata kerja, prosedur kerja dan
pedoman kerja …...........................
2.2 Cara menyusun buku pedoman kerja ……...
2.3 Manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur
kerja dan buku pedoman kerja ...............
BAB III. PENUTUP………………………………….....
Kesimpulan………………………………......
DAFTAR PUSTAKA …………………………….......
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi maka para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Hal
ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang,satu
diantaranya dalam bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan
catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan
laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya.
Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun
informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat
komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office
Automation / OA).
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam pembahasan makalah ini adalah:
1.2.1 Definisi tata kerja, prosedur kerja dan pedoman kerja
1.2.2 Cara menyusun buku pedoman kerja
1.2.3 Manfaat diterapkannya tata kerja, prosedur kerja dan buku pedoman
kerja
1.3 Tujuan Penulisan
1.3.1 Untuk memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill
1.3.2 Untuk memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai materi
pengantar bisnis
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat penulisan dalam penulisan makalah ini adalah :
1.4.1 Agar mahasiswa mengenal dan memahami dunia bisnis
1.4.2 Agar menambah wawasan pengetahuan kepada mahasiswa mengenai bisnis
1.5 Metodologi Penulisan
Untuk mempermudah dan membantu kelancaran penulisan yang dilaksanakan, maka penulis menggunakan metode kepustakaan, yakni
a. Penulis juga mencari sumber lainnya melalui situs-situs internet.
BAB II
ISI
Tata kerja adalah melaksanakan suatu perkerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal
Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar perkerjaan tersebut dapat diselesaikan.
Pedoman kerja adalah sebuah panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian izin, dan sebagainya.
2.2 Cara Menyusun Buku Pedoman Kerja
Sebuah pedoman bagi karyawan yang disusun dengan tepat dapat menjadi sarana
penting dalam komunikasi dengan karyawan. Dokumen ini harus bisa menjadi
bimbingan bagi karyawan baik dalam menjalankan hak maupun kewajib-annya bagi
perusahaan. Isinya juga meliputi:
• keterangan tentang mengapa perusahaan didirikan dan bagaimana sejarahnya, pertumbuhannya, rencana masa depannya, dan produk yang dijual.
• keterangan tentang kebijaksanaan perusahaan mengenai sikap sama yang diberikan oleh perusahaan terhadap semua karyawan, tentang masa percobaan, hari libur, cuti, jaminan atau tunjangan, rahasia dokumen perusahaan, prosedur tindak disipliner dan hubungan dengan masyarakat.
• penegasan tentang perlakuan yang adil dan konsisten dengan cara secara rinci mengemukakan standar performans, kebijaksanaan tentang tindakan disipliner maupun prosedur pengaduan kepada perusahaan. Karyawan harus tahu mereka mempunyai hak untuk didengar.
• penegasan bahwa perusahaan menghargai para karyawan, menghormati karyawan dan mem-perhatikan karyawan.
• pemberian kesempatan kepada karyawan untuk mengatur keuangannya untuk jangka panjang dengan secara rinci memuat keterangan tentang tunjangan pensiun, tunjangan sakit, kematian dan sebagainya.
Sebenarnya tidak ada format atau gaya buku pedoman karyawan yang dianggap tepat untuk semua karyawan. Karena itu masing-masing perusahaan akan menerbitkan buku pedoman tersebut menurut gayanya yang mencerminkan jumlah tenaga kerja, apa jabatan-jabatan yang ada, tingkat sofistikasinya, falsafah perusahaan, dan struktur organisasinya.
Sebuah buku pedoman yang kedengaran amat resmi tidak akan sesuai untuk perusahaan yang bersikap dan berperilaku tidak formal; demikian pula sebaliknya.
Banyak yang berpendapat bahwa buku pedoman karyawan dapat dianggap sebagai dokumen kontrak, padahal bukan. Karena itu dalam buku itu harus ditegaskan bahwa pedoman tersebut bukannya kontrak sehingga tidak bersifat mengikat secara hukum.
Adakalanya kalau karyawan dikenai tindak disipliner dia akan mengadu ke pengadilan karena perlakuan terhadap dirinya melanggar isi pedoman karyawan. Untuk menghindari kasus seperti ini, dalam buku tersebut hendaknya juga difnuat pasal yang menyatakan bahwa sekalipun buku pedoman itu memaparkan kebijaksanaan dan peraturan yang menyangkut hubungan kerja antara pimpinan dan karyawan perusahaan, teta-pi harus juga ditegaskan bahwa pimpinan perusahaan berhak meninjau kembali, menambah atau mengurangi isinya, dan bahkan tidak mematuhi isi buku pedoman itu, jika dianggap perlu.
Karena undang-undang perburuhan mungkin mengalami perubahan-perubahan, buku pedoman tersebut perlu ditinjau kembali secara berkala untuk menjamin agar isinya sesuai dengan undang-undang perburuhan.
Menyiapkan atau menyusun kembali sebuah pedoman karyawan barulah langkah awal dalam proses komunikasi dengan karyawan. Mungkin setelah disusun rancangannya perlu diadakan diskusi dengan wakil-wakil karyawan untuk menjamin agar isinya tidak menimbulkan salah tafsir pada kedua pihak. Dan sekali lagi perlu ditegaskan bawah buku pedoman tersebut adalah dokumen berisi peraturan dan kebijaksanaan perusahaan, dan bukan kontrak.
• keterangan tentang mengapa perusahaan didirikan dan bagaimana sejarahnya, pertumbuhannya, rencana masa depannya, dan produk yang dijual.
• keterangan tentang kebijaksanaan perusahaan mengenai sikap sama yang diberikan oleh perusahaan terhadap semua karyawan, tentang masa percobaan, hari libur, cuti, jaminan atau tunjangan, rahasia dokumen perusahaan, prosedur tindak disipliner dan hubungan dengan masyarakat.
• penegasan tentang perlakuan yang adil dan konsisten dengan cara secara rinci mengemukakan standar performans, kebijaksanaan tentang tindakan disipliner maupun prosedur pengaduan kepada perusahaan. Karyawan harus tahu mereka mempunyai hak untuk didengar.
• penegasan bahwa perusahaan menghargai para karyawan, menghormati karyawan dan mem-perhatikan karyawan.
• pemberian kesempatan kepada karyawan untuk mengatur keuangannya untuk jangka panjang dengan secara rinci memuat keterangan tentang tunjangan pensiun, tunjangan sakit, kematian dan sebagainya.
Sebenarnya tidak ada format atau gaya buku pedoman karyawan yang dianggap tepat untuk semua karyawan. Karena itu masing-masing perusahaan akan menerbitkan buku pedoman tersebut menurut gayanya yang mencerminkan jumlah tenaga kerja, apa jabatan-jabatan yang ada, tingkat sofistikasinya, falsafah perusahaan, dan struktur organisasinya.
Sebuah buku pedoman yang kedengaran amat resmi tidak akan sesuai untuk perusahaan yang bersikap dan berperilaku tidak formal; demikian pula sebaliknya.
Banyak yang berpendapat bahwa buku pedoman karyawan dapat dianggap sebagai dokumen kontrak, padahal bukan. Karena itu dalam buku itu harus ditegaskan bahwa pedoman tersebut bukannya kontrak sehingga tidak bersifat mengikat secara hukum.
Adakalanya kalau karyawan dikenai tindak disipliner dia akan mengadu ke pengadilan karena perlakuan terhadap dirinya melanggar isi pedoman karyawan. Untuk menghindari kasus seperti ini, dalam buku tersebut hendaknya juga difnuat pasal yang menyatakan bahwa sekalipun buku pedoman itu memaparkan kebijaksanaan dan peraturan yang menyangkut hubungan kerja antara pimpinan dan karyawan perusahaan, teta-pi harus juga ditegaskan bahwa pimpinan perusahaan berhak meninjau kembali, menambah atau mengurangi isinya, dan bahkan tidak mematuhi isi buku pedoman itu, jika dianggap perlu.
Karena undang-undang perburuhan mungkin mengalami perubahan-perubahan, buku pedoman tersebut perlu ditinjau kembali secara berkala untuk menjamin agar isinya sesuai dengan undang-undang perburuhan.
Menyiapkan atau menyusun kembali sebuah pedoman karyawan barulah langkah awal dalam proses komunikasi dengan karyawan. Mungkin setelah disusun rancangannya perlu diadakan diskusi dengan wakil-wakil karyawan untuk menjamin agar isinya tidak menimbulkan salah tafsir pada kedua pihak. Dan sekali lagi perlu ditegaskan bawah buku pedoman tersebut adalah dokumen berisi peraturan dan kebijaksanaan perusahaan, dan bukan kontrak.
2.3 Manfaat Diterapkannya Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Buku Pedoman Kerja
Manfaat Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Pedoman Kerja:
a. Tata Kerja, prosedur kerja, mempunyai manfaat unuk memberi petunjuk bagi
karyawan untuk bekerja dengan benar atas waktu yang telah ditetapkan.
Melalui tata kerja, prosedur kerja, yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan
standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Tata kerja,
prosedur kerja, bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak
yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
b. Sebagai pedoman bagi pelaksana yang berkepentingan
a. Tata Kerja, prosedur kerja, mempunyai manfaat unuk memberi petunjuk bagi
karyawan untuk bekerja dengan benar atas waktu yang telah ditetapkan.
Melalui tata kerja, prosedur kerja, yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan
standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Tata kerja,
prosedur kerja, bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak
yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
b. Sebagai pedoman bagi pelaksana yang berkepentingan
BAB III
PENUTUP
Manajemen Kantor adalah kegiatan yangdilakukan untuk
mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimanahasil
akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak.
Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan
catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
DAFTAR PUSTAKA
Kualifikasi dan Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis
NAMA :
ANUGRAH RIMBIT W
NPM :
20216975
KELAS :
1EB14
1EB14
DOSEN PEMBIMBING :
FITRIA, SE
UNIVERSITAS GUNADARMA
PTA 2016/2017
KATA PENGANTAR
Dengan
memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
limpahan rahmat dan karunia-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah ini guna memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang
bermuatan soft skill dalam jurusan akuntansi.
Penulis
menyadari bahwa didalam pembuatan makalah ini berkat bantuan dan
tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak
untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu
dalam pembuatan makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini masih dari
jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun
demikian, penulis telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan
yang dimiliki sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya,
penulis dengan rendah hati dan dengan tangan terbuka menerima
masukan,saran dan usul guna penyempurnaan karya tulis ini.
Akhirnya penulis berharap semoga karya tulis ilmiah ini dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.
Depok, Desember 2016
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ………………………………........
DAFTAR ISI ……………...…………………..…….........
BAB I.PENDAHULUAN…………..................................
1.1 Latar Belakang …………………………….
1.2 Rumusan Masalah ………………………
1.3 Tujuan Penulisan ……………………….
1.4 Manfaat Penulisan ……….……….....
1.5 Metodologi Penulisan …………….......
BAB II. ISI ……………………………………......
2.1 Penting sekretaris dalam bisnis …...........................
2.2 Kualifikasi sekretaris ..............................................
BAB III. PENUTUP………………………………….....
Kesimpulan………………………………......
DAFTAR PUSTAKA …………………………….......
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sekretaris
adalah seseorang yang memiliki kepercayaan atau dipercayai oleh suatu
perusahaan dalam menjaga hal-hal perusahaan yang bersifat rahasia dan
sudah meliputi ketatausahaan. Sekretaris diharapkan dapat bertindak
cekatan, cepat, dan tanggap dalam melakukan setiap pekerjaannya.
Sekretaris harus dapat memahami kondisi dan apa pekerjaannya serta
dituntut untuk membantu dalam hal menyiapkan dan menyelesaikan masalah
yang berkaitan dengan suatu perusahaan.
Di era modernisasi ini, seorang
sekretaris dianggap menjadi suatu hal yang penting bagi setiap
perusahaan. Semakin pesat berkembangnya suatu perusahaan, semakin
dibutuhkan pula sekretaris profesional. Golongan sekretaris meliputi : Sekretaris Organisasi, Sekretaris Pemerintah, dan Sekretaris Perusahaan.
Sekretaris Organisasi adalah sekretaris yang bekerja atas perintah pimpinan dan memiliki wewenang dalam membuat rencana serta keputusan. Sekretaris Pemerintah adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga pemerintah dan pemerintahan daerah. Sekretaris Perusahaan adalah seorang karyawan senior di sektor publik dengan status direktur dan bertugas pengolah administrasi dan hukum.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam pembahasan makalah ini adalah:
1.2.1 Penting sekretaris dalam bisnis
1.2.2 Kualifikasi sekretaris
1.3 Tujuan Penulisan
1.3.1 Untuk memenuhi dan melengkapi tugas pengantar bisnis yang bermuatan softskill
1.3.2 Untuk memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai materi
pengantar bisnis
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat penulisan dalam penulisan makalah ini adalah :
1.4.1 Agar mahasiswa mengenal dan memahami dunia bisnis
1.4.2 Agar menambah wawasan pengetahuan kepada mahasiswa mengenai bisnis
1.5 Metodologi Penulisan
Untuk mempermudah dan membantu kelancaran penulisan yang dilaksanakan, maka penulis menggunakan metode kepustakaan, yakni
a. Penulis juga mencari sumber lainnya melalui situs-situs internet.
BAB II
ISI
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :
1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.
4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah human relations.
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Semua organisasi memerlukan human relation. Sekretaris harus dapat membiasakan diri dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).
Seorang sekretaris supaya dapat mengatasi permasalahan dalam hubungan antar manusia atau menjalin hubungan dengan manusia yang lain dengan baik, ia harus memahami kehendak dasar orang, apa yang mereka perkirakan dan perlukan dari orang-orang di tempat mereka bekerja. Menurut Abraham Maslow, ada kebutuhan yang harus dipenuhi oleh manusia dan kebutuhan ini bersifat hierarki. Artinya, seorang manusia tidak akan memenuhi kebutuhannya yang lain sebelum ia memenuhi kebutuhan yang harus dipenuhinya terlebih dahulu. Menurut Abraham Maslow, kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu :
1. Kebutuhan fisiologis, seperti sandang, pangan, dan papan. Inilah kebutuhan mendasar bagi manusia.
2. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhawatiran akan hal-hal yang akan dialami di masa depan, seperti uang pensiun, keamanan, kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
3. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta dari orang lain, diterima oleh rekan kerja, dll.
4. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lain, reputasi, status, dll.
5. Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya keinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.
2.2 Kualifikasi Sekretaris
Berikut ada
beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.
Pengetahuan
Umum
Tugas sekretaris sangat beragam. Profesi ini menuntut kecakapan dan kemampuan yang tidak main-main seperti memahami bahasa Indonesia dengan baik dan benar dan juga menguasai beberapa bahasa asing secara lisan mapun tulisan. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas, dan semua yang berkaitan dengan struktur keorganisasian juga harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena nanti pekerjaannya akan berhubungan dengan orang-orang yang berada dalam struktur organisasi tersebut. Selain itu sekretaris juga dituntut untuk menguasai tata kearsipan serta pengetahuan tentang peralatan perkantoran.
Tugas sekretaris sangat beragam. Profesi ini menuntut kecakapan dan kemampuan yang tidak main-main seperti memahami bahasa Indonesia dengan baik dan benar dan juga menguasai beberapa bahasa asing secara lisan mapun tulisan. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas, dan semua yang berkaitan dengan struktur keorganisasian juga harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena nanti pekerjaannya akan berhubungan dengan orang-orang yang berada dalam struktur organisasi tersebut. Selain itu sekretaris juga dituntut untuk menguasai tata kearsipan serta pengetahuan tentang peralatan perkantoran.
Pengetahuan
Khusus
Pengetahuan ini lebih mengarah kepada relevansi ilmu terapan yang harus dikuasai secara dasar dalam suatu perusahaan tertentu. Misalkan sekretaris tersebut bekerja di bidang tekstil, maka ia harus menguasai ilmu tekstil untuk mendukung pekerjaannya di perusahaan tempatnya bekerja.
Pengetahuan ini lebih mengarah kepada relevansi ilmu terapan yang harus dikuasai secara dasar dalam suatu perusahaan tertentu. Misalkan sekretaris tersebut bekerja di bidang tekstil, maka ia harus menguasai ilmu tekstil untuk mendukung pekerjaannya di perusahaan tempatnya bekerja.
Keterampilan
Beberapa keterampilan yang wajib dimiliki oleh seorang sekretaris adalah:
Beberapa keterampilan yang wajib dimiliki oleh seorang sekretaris adalah:
- Mampu menyusun laporan
- Mampu menggunakan teknologi perkantoran
- Memiliki pengetahuan tentang tata penyimpanan arsip
- memiliki kemampuan berkomunikasi dengan telepon
- Mampu menulis cepat
- Memperbarui keterampilannya sesuai dengan perkembangan dunia usaha yang digeluti.
Kepribadian
Menjadi sekretaris yang baik bukan hanya soal kemampuan berkomunikasi dan keterampilan berbahasa asing. Namun yang paling utama adalah kepribadian yang baik. Pada informasi Lowongan Sekretaris tidak bisa diprediksi mana orang yang benar-benar kompeten atau hanya sekedar memiliki kualifikasi standar soal kemampuan ilmu terapan. Berbicara soal sekretaris tidak sedang membicarakan bakat. Kepribadian sangat sulit ditebak hingga seseorang benar-benar dikenali beberapa waktu.
Pada poin ini, tidak semua memiliki kriteria yang tepat dari segi kepribadian.
Menjadi sekretaris yang baik bukan hanya soal kemampuan berkomunikasi dan keterampilan berbahasa asing. Namun yang paling utama adalah kepribadian yang baik. Pada informasi Lowongan Sekretaris tidak bisa diprediksi mana orang yang benar-benar kompeten atau hanya sekedar memiliki kualifikasi standar soal kemampuan ilmu terapan. Berbicara soal sekretaris tidak sedang membicarakan bakat. Kepribadian sangat sulit ditebak hingga seseorang benar-benar dikenali beberapa waktu.
Pada poin ini, tidak semua memiliki kriteria yang tepat dari segi kepribadian.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Sekertaris merupakan staff pembantu pimpinan di bidang tata usaha. Sekretaris dituntut untuk melakukan pekerjaan secara teliti. Karena jika ditemukan suatu kesalahan, itu akan berimbas langsung kepada pimpinan. Karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan. Tidak hanya harus menguasai ilmu tata usaha, sekretaris juga diharuskan untuk mengetahui pengetahuan umum tentang kejadian-kejadian yang terjadi di dalam masyarakat. Biasanya itu diperlukan untuk bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sekretaris juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Itu diperlukan jikalau sekretaris harus menggantikan pimpinan yang berhalangan hadir dalam suatu pertemuan atau acara.
DAFTAR PUSTAKA
